Apakah Anda ingin merelokasi ruang kantor Anda dan membutuhkan beberapa informasi penting dan saran ahli mengenai strategi terbaik? Pindah kantor bisa menjadi tugas yang sangat menegangkan - pada dasarnya Anda merelokasi seluruh bisnis Anda - itulah sebabnya mengapa Anda perlu menyadari beberapa hal yang harus dilakukan dan tidak perlu dilakukan. Berikut adalah 7 tip teratas untuk memastikan bahwa tindakan kantor besar Anda berjalan cepat, mudah dan sesisa mungkin dikelola:
1. Penilaian, tujuan dan perencanaan
Ini adalah kunci untuk memulai dengan menilai kebutuhan bisnis Anda saat ini dan masa depan. Pastikan Anda memerinci dengan jelas alasan untuk merelokasi serta persyaratan jangka pendek dan panjang serta prospek pertumbuhan bisnis Anda untuk memetakan rencana dan rencana kantor yang relevan.
Buat daftar tujuan utama secara rinci dan pastikan bahwa Anda mengumpulkan sebanyak mungkin informasi mengenai kepindahan termasuk rincian kontrak (misalnya sewa, periode pemberitahuan) dan juga informasi keuangan untuk memastikan hal-hal tersebut sesuai dengan tujuan dan rencana Anda.
2. Pilih perusahaan pemindahan yang sesuai
Memilih perusahaan pemindahan yang sesuai adalah salah satu aspek pertama yang perlu dipertimbangkan untuk langkah besar tersebut. Ini adalah kunci untuk mempertimbangkan layanan yang diberikan seperti pengepakan, peralatan bergerak serta asuransi, keahlian dan arahan. Penting juga bahwa kontak utama Anda memahami kebutuhan dan kebutuhan bisnis Anda yang spesifik seperti mengelola peralatan mahal atau spesialis. Jangan hanya memilih perusahaan termurah yang bisa Anda temukan - temukan di mana spesialisasi mereka dibohongi sebelumnya.
3. Packing
Saat mengemas, akan lebih baik memisahkan barang-barang ke dalam tumpukan individu. Kemudian, pak item tersebut ke dalam kotak terpisah dengan nama diberi label dengan jelas sehingga barang dapat dengan mudah diidentifikasi saat membongkar. Benda kecil seperti folder dan buku harus dikemas bersama sehingga mudah diakses dan benda yang lebih besar seperti lemari arsip tidak perlu dibongkar, hanya dikunci untuk keamanan dan diberi label sesuai jurusan. Ini akan menghemat banyak waktu ketika harus mendirikan kantor baru Anda, jadi cobalah berkemas sesedikit mungkin jika Anda bisa.
4. Menyimpan
Jika Anda berpikir untuk menyewa ruang kantor yang lebih kecil ke tempat yang Anda rekrut saat ini, beberapa barang yang kurang Anda gunakan bisa masuk ke fasilitas ruang penyimpanan. Anda tidak pernah tahu kapan Anda memerlukan peralatan, display atau materi pemasaran dan furnitur ini lagi dalam waktu dekat, jadi jangan secara otomatis membuangnya. Perusahaan penyimpanan Anda mungkin dapat memberikan saran tentang apa yang menjadi objek terbaik untuk dimasukkan ke dalam penyimpanan, sehingga Anda dapat memiliki akses kapan pun Anda mau.
5. Backup
Pastikan semua data Anda dicadangkan pada perangkat dan komputer Anda untuk mencegah hilangnya informasi bisnis penting. Meskipun perusahaan penghapusan bertujuan untuk menangani peralatan Anda dengan perawatan terbaik, faktor-faktor seperti data dapat dengan mudah hilang. Satu ide adalah mencadangkan data bisnis pada perangkat yang tidak terlibat dengan kepindahannya sehingga satu hal yang perlu Anda khawatirkan di hari besar.
6. Rencanakan tata letak baru
Sebelum Anda pindah, rencanakan ke depan dan jelaskan tata letak kantor Anda yang baru sehingga Anda tahu persis potongan furnitur mana yang perlu dilakukan. Jika memungkinkan, berikan rencana kepada perusahaan pemindahan Anda sehingga mereka dapat segera membuat kantor baru Anda. Agar hal ini bisa berhasil, Anda harus segera mengukur fasilitas kantor baru Anda sehingga semua perabotan dijamin sesuai. Ini mungkin juga membantu memberi label objek agar tetap teratur.
7. Berikan rencana tata ruang kepada karyawan
Setelah Anda menetap di ruang baru Anda, berikan rencana tata letak kepada semua karyawan sehingga mereka juga mengetahui adanya penyiapan baru dan tempat objek dan fasilitas penting berada. Sekali lagi, gunakan pelabelan sebagai panduan, sehingga setiap orang bisa terbiasa ke lokasi baru secepat mungkin. Mungkin juga perlu meminta beberapa anggota staf Anda untuk membantu langkah untuk memberi Anda awal dan mengkoordinasikan ruang kerja baru secara efisien.