Jadi Anda memiliki acara besar yang akan datang, mungkin sebuah konferensi atau pertemuan besar. Akan ada beberapa presenter dengan slot waktu, dan diskusi lanjutan dengan Tanya Jawab. Kelola pendaftaran seminar Anda dengan menggunakan semua dalam satu teknologi yang mengurangi jam penderitaan akibat perencanaan acara.
Ikhtisar:
Pendaftaran seminar mengharuskan peserta yang diundang, membuat jadwal acara untuk presenter, staf, dan peserta, mendaftarkan semua peserta, dan memanfaatkan pengumpulan data. Dari awal hingga pelaksanaan, Eventleaf dapat mengubah cara Anda merencanakan acara berskala besar, mulai dari mengelola pendaftaran seminar hingga mencetak lencana identifikasi pada acara yang sebenarnya.
Undangan dan Registrasi Online:
Para tamu dapat diundang ke acara tersebut, dan mendaftar dalam satu email cair. Undangan acara bermanifestasi sebagai e-vite, dengan opsi untuk mendaftar, dan menerima lebih banyak informasi tentang acara tersebut, melalui halaman acara yang dirancang secara pribadi - semuanya di satu tempat. Hal ini menghilangkan kerumitan pengelolaan pendaftaran seminar sejak awal. Saat tamu menanggapi email, perencana acara dapat melihat apakah tamu undangan mereka telah menerima email tersebut, dan jika mereka telah mengklik email untuk menerima lebih banyak informasi, dan juga jika mereka telah mendaftar untuk acara atau seminar tersebut. Pengumpulan data dapat digunakan dengan mengimpor dan menggabungkan daftar kontak terakhir, dan membuat dokumen baru melalui formulir pendaftaran yang disesuaikan. Dengan menyesuaikan formulir pendaftaran, organisasi dapat mengumpulkan data yang mereka butuhkan untuk acara atau seminar ini, namun untuk milis, undangan, atau korespondensi di masa mendatang.
Jadwal Acara dan Informasi:
Dengan platform teknologi baru ini, acara bisa dijadwalkan dari awal sampai akhir, semuanya online. Dengan memasukkan tanggal, waktu, dan lokasi setiap seminar, rapat, atau lokakarya, peserta dapat dengan mudah mengetahui kemana tujuan mereka, dan kapan. Acara ini bisa lebih dipasarkan secara online dengan memasukkan informasi presenter, seperti bios, foto, dan kredensial untuk setiap presenter.
Konfirmasi:
Untuk memperlancar proses lebih lanjut, kirimkan semua email tamu yang terdaftar dan presenter ke email konfirmasi, beri tahu kehadiran mereka di acara tersebut, dan berikan lebih banyak informasi kepada mereka. Email konfirmasi juga harus menyertakan kode konfirmasi, yang akan digunakan untuk membantu proses registrasi.
Pembatasan dan Daftar Penantian:
Tidak semua seminar terbuka untuk umum. Dengan teknologi ini, registrasi dapat dibatasi hanya untuk mereka yang terlibat dalam sebuah organisasi, atau secara ketat mereka yang telah diundang ke acara tersebut. Dengan cara ini, hanya mereka yang termasuk dalam acara tersebut.
Identifikasi dan Pendaftaran:
Dengan kode konfirmasi di tangan, pendaftar dapat memperlancar waktu tunggu mereka untuk mendaftar di sebuah acara. Lencana identifikasi dapat dicetak di kios pendaftaran sendiri, sehingga menghilangkan kebutuhan karyawan untuk melaksanakan tugas ini. Begitu lencana pendaftaran mereka dicetak, dapat menunjukkan nama, logo, foto, afiliasi, dan peran mereka untuk memastikan keamanan sebuah acara atau seminar. Pendaftaran seminar juga bisa dikelola melalui barcode dan tag RFID, yang memungkinkan tamu yang tepat masuk ke area tertentu.
Dari awal sampai akhir, teknologi ini melindungi keselamatan dan integritas suatu acara, dengan mengelola pendaftaran seminar - memastikan peserta adalah mereka yang mereka katakan - dan dengan menunjukkan siapa yang termasuk, dan siapa yang tidak.