Aliran modal kerja yang sehat sangat penting bagi semua bisnis. Hal ini terutama berlaku untuk usaha kecil dan menengah. Hutang usaha, bila dikelola dengan baik, bisa menjadi strategi efektif untuk membebaskan dan melindungi modal kerja. Berikut adalah sepuluh praktik terbaik pengelolaan hutang:
1. Mengembangkan dokumen kebijakan dan prosedur pembayaran hutang tertulis. Kebijakan tertulis: (a) memfasilitasi pelatihan karyawan, (b) membantu menetapkan respons yang konsisten terhadap situasi rutin dan, (c) dapat menciptakan kerangka kerja untuk delegasi tanggung jawab yang sesuai.
2. Mengidentifikasi tugas yang tidak sesuai dan menerapkan segregasi tugas ini secara tepat. Misalnya, karyawan yang memberi otorisasi tagihan untuk pembayaran seharusnya tidak memiliki kemampuan untuk mengedit file induk vendor, demikian juga, karyawan yang dapat mengedit file induk vendor tidak boleh memproses faktur vendor. Bila memungkinkan menunjuk seseorang, tidak terlibat dalam proses pembayaran hutang, untuk memantau perubahan pada file master vendor.
3. Bila memungkinkan melakukan pembelian dari vendor yang telah disetujui sebelumnya saja. Ini bisa membantu menegosiasikan persyaratan yang lebih menguntungkan.
4. Bila vendor baru ditambahkan ke sistem, pastikan untuk mengirim surat selamat datang vendor baru. Surat tersebut harus memerinci kapan faktur harus dikirim dan informasi apa pun yang diperlukan untuk memproses faktur vendor seperti formulir w-9 yang telah selesai, yang diperlukan untuk persiapan tahunan formulir 1099. Ada denda yang besar untuk ketidakpatuhan terhadap 1099 pelaporan.
5. Minta semua faktur vendor dikirim ke departemen hutang, di mana mereka harus login, sebelum dikirim untuk mendapatkan persetujuan. Prosedur ini mengurangi kejadian faktur yang hilang dan hilang.
6. Jangan memasukkan faktur vendor sebagai batch. Sebagai gantinya, masukkan setiap faktur secara terpisah karena ini memfasilitasi resolusi varians dan berikan jejak audit yang lebih baik.
7. Menetapkan prosedur khusus untuk memproses faktur vendor, termasuk penugasan nomor faktur, (di mana faktur vendor tidak terhitung atau dalam kasus dokumen internal seperti penggantian biaya karyawan) dan memasukkan nomor faktur.
8. Jumlah faktur harus dimasukkan sebagai tagihan. Memo dan penyesuaian debit harus diposkan sebagai transaksi terpisah karena ini memudahkan rekonsiliasi akun dan penyelesaian varians.
9. Tentukan kode distribusi umum default, jika mungkin, sebagai bagian dari prosedur pembuatan vendor baru. Kodekan semua faktur vendor dengan kode buku besar umum yang berlaku sebelum posting. Kedua prosedur ini mengurangi kemungkinan kesalahan.
10. Bayar faktur vendor tepat waktu dan manfaatkan diskon yang ada. Diskon dapat menambah penghematan uang tunai secara signifikan, dan faktur yang membayar secara konsisten tepat waktu dapat membantu menghindari pengeluaran uang tunai untuk biaya keterlambatan dan bunga, dan menetapkan dasar untuk negosiasi persyaratan vendor yang lebih baik.
Findlas Debra 'CAS', CPA CGMA Pokok CPAS Online saya. Ms. Findlay telah mengikuti profesi akuntansi selama lebih dari 25 tahun.
CPAS Online saya menyediakan layanan yang dirancang agar pemilik usaha kecil dapat fokus pada bisnis dan operasi bisnis mereka. Layanan kami meliputi, pembukuan, pembayaran tagihan dan jasa manajemen bisnis lainnya, gaji dan pajak gaji, persiapan laporan keuangan dan persiapan pajak penghasilan.
CPAS Online saya melayani berbagai industri termasuk makanan dan minuman, bukan untuk keuntungan, ritel dan distribusi, start-up dan layanan profesional.
