Sistem kontrol berbasis peran ada karena sejumlah faktor, termasuk sistem multi-pengguna dan multi-aplikasi online. Peran ditugaskan sesuai tugas yang ada dan kompetensi pengguna. Perlu dicatat bahwa peran tersebut diberikan oleh manajemen kepada sebuah pos daripada seseorang.
Ada berbagai jenis pengguna yang menggunakan aplikasi akuntansi yang sedang digunakan. Ini seharusnya tidak berarti bahwa semua pengguna memiliki akses yang sama terhadap informasi yang dihasilkan selama perjalanan bisnis. Akses yang sama untuk semua ini tidak dikehendaki dari sejumlah pandangan, termasuk risiko keamanan dan risiko kerahasiaan. Jika karena suatu alasan aplikasi membedakan antara tipe pengguna. Pengguna bisa berkisar dari pengguna super, admin dan pengguna. Dalam masing-masing jenis, bisa ada sub-tipe sehingga pekerjaan organisasi berjalan lancar tanpa ada penghalang dari dalam.
Hirarki peran diputuskan oleh manajemen. Hirarki dapat dipahami dari namanya sendiri: Pengguna super, Admin dan Pengguna. Pengguna super berada di atas, dengan akses ke semuanya, termasuk mengubah atribut - menambahkan, menghapus, mengubah - dari Admin dan pengguna lainnya. Kewenangan super admin yang berubah ini juga diperluas ke atribut bisnis. "Pengguna" yang memiliki akses minimum ke fungsi administratif; Sebaliknya, mereka diizinkan melakukan sedikit perubahan, termasuk menambahkan atau menghapus lampiran, memuat pengaturan default. Bagian ini juga bisa dibuat oleh Admin.
Setelah menugaskan peran tersebut, pengguna yang bersangkutan diberi wewenang untuk masalah yang telah diberi batasan. Penugasan peran inilah yang membuat hierarki jelas, yang membuat manajemen lebih mudah. Ini tidak jauh dengan beberapa login dan beberapa kata sandi yang terkait dengannya. Sistem berbasis peran juga masuk akal secara ekonomis karena semua pengguna dapat menggunakan satu sumber daya - di sini aplikasi akuntansi - dan ini membuat pemrosesan lebih lanjut bekerja bahkan efisien. Cara perangkat keras dan perangkat lunak dibagi di antara pengguna, menugaskan peran dalam sistem masuk akal mengingat keuntungan finansial yang dapat dibuat.
Yang juga dikurangi adalah biaya pemantauan karyawan serta biaya administrasi. Demikian juga, setiap perubahan pada sistem yang ada, termasuk penambahan staf baru dan oleh karena itu tidak akan ada tugas penugasan manual. Meskipun ada berbagai jenis pengguna, yang tidak boleh disalahartikan adalah bahwa personil ini dapat disatukan - biasanya, merekalah yang secara horizontal dan vertikal daripada kesamaan. Hal ini membuat kolaborasi menjadi lebih mudah.
Selain kolaborasi, administrasi keamanan juga difasilitasi oleh akses berbasis peran. Dan keamanannya adalah informasi keuangan maupun aset bisnis. Ini berimplikasi untuk meramalkan pengendalian internal yang dilaksanakan dengan benar. Dengan satu sumber untuk memantau pengguna, ada biaya administrasi yang rendah pula.
