Bila Anda mengalami masalah, cara terbaik untuk memperbaikinya adalah menghubungi layanan pelanggan perusahaan yang bertanggung jawab. Untuk mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan, Anda harus melakukan hal yang benar. Hal-hal ini meliputi:
Jelaskan apa yang Anda inginkan
Alasan Anda menghubungi layanan pelanggan adalah Anda mengalami masalah yang ingin Anda selesaikan sesegera mungkin. Saat Anda sampai di meja kerja, jelaskan masalah Anda dan bagaimana Anda akan menyukainya.
Untuk membantu menyelesaikan masalah dengan cepat, umum bagi perwakilan untuk mengajukan pertanyaan kepada Anda. Anda harus menjawab semua pertanyaan yang diajukan dengan sopan. Anda harus mencatat bahwa terkadang dibutuhkan waktu lebih lama bagi para profesional untuk memperbaiki masalah dan mungkin mereka tidak memperbaikinya dengan segera. Jika mereka meminta Anda untuk menunggu, Anda harus melakukannya.
Minta maaf
Karena masalah ini telah mengganggu Anda untuk waktu yang lama, biasanya marah. Hal ini menyebabkan Anda bersikap kasar kepada para perwakilan terutama saat mereka mengajukan banyak pertanyaan kepada Anda. Anda harus mencatat bahwa Anda tidak dapat memperoleh bantuan yang Anda butuhkan saat bersikap kasar kepada staf. Terlepas dari seberapa tidak pantasnya pertanyaan terdengar atau seberapa marah Anda, jangan pernah bersikap kasar. Para staf dilatih untuk memotong orang yang memperlakukan mereka dengan buruk; Oleh karena itu, ketika Anda bersikap kasar terhadap mereka, mereka akan memotong Anda, dan Anda tidak akan mendapatkan bantuan yang Anda inginkan.
Jika Anda pergi dari topik dan mengucapkan kata kasar, segera minta maaf dan jelaskan bahwa Anda tidak akan mengulanginya lagi.
Berikan waktu staf untuk bekerja ekstra
Seperti disebutkan, terkadang beberapa masalah tidak bisa langsung diperbaiki. Misalnya, jika Anda diberi tiket yang salah. Para staf harus meluangkan waktu dan bekerja ekstra untuk menggali lebih dalam mengenai siapa yang menerima tiket Anda. Beberapa orang sedang terburu-buru dan tidak mau menunggu kapan mereka disuruh melakukannya. Ini seharusnya tidak menjadi Anda. Untuk mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan, Anda harus bersabar. Jika Anda diminta bertahan selama 5 menit atau lebih, lakukan itu karena akan terbayar dalam jangka panjang.
Gunakan saluran yang benar
Anda dapat menghubungi meja dukungan pelanggan menggunakan email, telepon, obrolan, atau metode lainnya. Saluran yang berbeda memiliki pengalaman yang berbeda. Misalnya saat Anda menggunakan email, Anda mungkin tidak mendapatkan balasan instan. Dengan menggunakan obrolan, di sisi lain, Anda akan mendapat tanggapan langsung, namun Anda mungkin tidak dapat menjelaskan masalah yang Anda hadapi. Untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan, Anda perlu menggunakan saluran yang tepat. Misalnya, jika Anda menginginkan fiksasi instan untuk masalah Anda, gunakan panggilan telepon atau obrolan. Jika masalahnya tidak mendesak, gunakan email.
Jangan menyerah
Terkadang perwakilan mungkin menyuruh Anda menunggu, dan masalahnya akan hilang, dan ternyata tidak. Misalnya, jika Anda meminta tukang ledeng untuk mengunjungi rumah Anda dan memperbaiki masalah dan dia tidak datang pada waktu yang disepakati, hubungi layanan pelanggan dan beri tahu mereka tentang hal itu. Seperti disebutkan di atas, jangan bersikap kasar terlepas dari betapa kesalnya Anda.